1. WPROWADZENIE

Witamy!

Dziękujemy za wybór Tachyon. Stworzyliśmy to narzędzie z myślą o przedsiębiorcach zarządzających flotą oraz kierowcami w celu ułatwienia oraz usystematyzowania zapisywania danych, dokumentów oraz zdarzeń dotyczących Twoich pojazdów oraz pracowników.

Mamy nadzieję, że nasz produkt umożliwi łatwiejsze zarządzanie flotą, dzięki czemu zyskają Państwo wygodę, czas i wsparcie w skutecznym nadzorowaniu oraz planowaniu spraw administracyjnych kierowców oraz pojazdów.

2. OPIS PRODUKTU

Aplikacja Tachyon jest narzędziem pomocniczym do archiwizacji informacji, zarządzania terminami ważności dokumentów, utrzymywaniem aktualnych danych dotyczących wyposażenia oraz obliczania podstawowych danych finansowych. Odpowiednia konfiguracja konta i rzetelne wprowadzanie danych ułatwi utrzymywanie terminów związanych z zarządzaniem flotą oraz pracownikami, a także wspomoże obliczanie zysków. Aplikację i dane w niej zawarte można dopasować do swoich potrzeb i sposobu zarządzania informacjami, a dzięki możliwości połączenia z programami monitorującymi flotę, dane dotyczące przebiegu pojazdów zostaną automatycznie aktualizowane, co pozwoli na łatwiejsze monitorowanie wymaganych napraw.

Użytkownicy mają możliwość wyświetlania oraz edycji danych i dzielą się na trzy grupy według uprawnień nadanych w panelu UŻYTKOWNICY. Dostępne grupy użytkowników:

• Wyświetlanie – użytkownik z uprawnieniami wyświetlania ma dostęp do informacji zawartych w aplikacji dotyczących pojazdów, pracowników oraz kalendarza. Nie ma możliwości edycji oraz dostępu do danych finansowych.
• Edycja pól – Użytkownik z uprawnieniami edycji ma dostęp do informacji zawartych w aplikacji dotyczących pojazdów, pracowników i kalendarza oraz może je edytować. Nie ma możliwości dodania pojazdu lub pracownika oraz dostępu do danych finansowych.
• Administrator – Ma możliwość edycji, dodawania oraz wyświetlania wszystkich informacji zawartych w aplikacji. Ma dostęp oraz możliwość wprowadzania i edycji danych finansowych. Może utworzyć konta nowych użytkowników i nadawać im uprawnienia.

Aplikacja jest jedynie narzędziem pomocniczym. Twórcy nie ponoszą odpowiedzialności za błędnie wprowadzone dane skutkujące nieprawidłowym wyświetlaniem ostrzeżeń. Działanie aplikacji i wprowadzone informacje nie stanowią argumentu i nie mogą być użyte jako przyczyna lub dowód pominięcia terminów dokumentów pojazdów lub pracowników przed instytucjami Państwowymi, a wprowadzanie danych finansowych do aplikacji i elementy zarządzania finansami nie zwalniają z rozliczeń przedsiębiorców według norm obowiązujących w prawie, stanowią jedynie odnośnik do monitorowania i skuteczniejszego zarządzania finansami w firmie.

Twórcy zalecają cykliczne pobieranie informacji zawartych w aplikacji do pliku excel jako kopie zapasową, działającą niezależnie od fukncjonalności aplikacji. Pobieranie informacji do pliku excel możliwe jest w modułach dotyczących pojazdów oraz pracowników.

3. INFORMACJE TECHNICZNE

Twórcy zalecają użytkowanie aplikacji w przeglądarkach Google Chrome, Microsoft Edge oraz Brave zapewniające zgodność wyświetlania oraz funkcji aplikacji. Stosowanie przeglądarki Firefox nie wpływa na funkcjonalność, ale może wprowadzić różnice w wyświetlaniu niektórych elementów aplikacji. Przeglądarka Safari nie jest w pełni kompatybilna z funkcjami aplikacji i może zaburzać jej działanie.

Aplikacja została stworzona do optymalnego działania na urządzeniach z monitorem komputerowym. Użytkowanie na urządzeniach mobilnych może powodować różnice w wyświetlaniu niektórych elementów aplikacji.

Korzystając z zalecanych przeglądarek internetowych możliwe jest pobranie jej na swoje urządzenie poprzez zainstalowanie ikonki skrótu na pulpicie urządzenia. Przycisk pobrania na urządzenie w zależności od wersji przeglądarki znajduje się zazwyczaj na pasku adresu strony, po prawej stronie.

Aplikacja automatycznie wylogowuje użytkownika po godzinie braku aktywności aplikacji. W przypadku nie zapisania zmian, wylogowanie spowoduje utracenie wprowadzonych informacji i przywrócenie danych sprzed edycji.

Twórcy aktualizują aplikację na bieżąco w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania wszystkich modułów. W przypadku prac serwisowych lub wprowadzaniu zmian, które mogą wpłynąć na działanie aplikacji, zostanie wyświetlona informacja o planowanych pracach. W przypadku awarii działania aplikacji prosimy o kontakt na adres mail support@tachyon.pl lub pod numerem telefonu +48 601 585 116

4. MENU GŁÓWNE

Widok menu głównego zawiera kafelki do przejścia w wybrane panele.  W zależności od uprawnień osoby zalogowanej są dostępne następujące kafelki:

Dla wszystkich użytkowników:

• Panel Pracownicy
• Panel Pojazdy
• Panel Kalendarz
• Przycisk generowania raportu o stanie pojazdów
• Przycisk generowania raportu o stanie pojazdów

Dla użytkowników z uprawnieniami Wyświetlania oraz Edycji pól widoczny jest dodatkowy kafelek do zmiany hasła.

Dla użytkowników z uprawnieniami Administratora widoczny jest kafelek Finanse.

Po prawej stronie głównego okna znajduje się okno powiadomień informujące o ostatnich zmianach wprowadzonych w kalendarzu w przeciągu ostatnich 7 dni. Możliwe jest załadowanie informacji o zmianach w kalendarzu z dodatkowych 3 tygodni poprzez kliknięcie w przycisk Doładuj z kolejnych 3 tygodni znajdujący się na dole listy wyświetlanych wydarzeń.

U góry strony znajduje się pasek zadań z logiem firmy Tachyon, którego kliknięcie powoduje przejście do głównego menu z każdego miejsca w aplikacji. Po otwarciu jakiegokolwiek panelu widoczne są również przyciski do panelu Pracownicy, Pojazdy oraz Kalendarz. Po prawej stronie ikonka użytkownika wraz z logiem firmy wprowadzonym w panelu KONTO FIRMY, które po kliknięciu otwiera listę rozwijaną z pozycjami:

• Pomoc – najechanie myszką na te pozycję rozwija informacje do kontaktu z moderatorami aplikacji
• Konto firmy* – Tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora. Przenosi do panelu Konta firmy.
• Użytkownicy – kliknięcie w tę pozycję otwiera stronę dotyczącą użytkowników aplikacji
• Wyloguj się – kliknięcie w tę pozycję skutkuje wylogowaniem aktualnego użytkownika i przejście do głównej strony logowania.

Pasek zadań jest widoczny w każdym momencie użytkowania aplikacji, niezależnie od tego który panel jest aktualnie otwarty.

5. KONFIGURACJA KONTA

Aplikacja Tachyon jest narzędziem dopasowanym do indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa dzięki samodzielnej konfiguracji konta. Początkowo wymagane jest wprowadzenie danych dotyczących pracowników oraz pojazdów, które są niezbędne w skutecznym ich zarządzaniu .

Umieszczone informacje zostają zapisane na koncie przedsiębiorstwa w aplikacji, co umożliwia uruchomienie i odtworzenie ich na dowolnym urządzeniu, przez każdego użytkownika posiadającego login oraz hasło.

Istotne jest aby na etapie konfiguracji utworzyć odpowiednie grupy pracowników oraz typy pojazdów, a następnie przemyślane przypisywanie nowo utworzonych pozycji pojazdów, ponieważ w aplikacji nie ma możliwości zmiany typów i grup dla już utworzonych pozycji pojazdów. W przypadku chęci zmiany należy usunąć pozycje i utworzyć ją na nowo, przypisując do właściwego typu. Jednocześnie nie ma możliwości skasowania utworzonych typów pojazdów i grup pracowników, które mają przypisaną chociaż jedną pozycję pojazdu lub pracownika.

Dodawanie nowych pojazdów lub pracowników może odbyć się w każdym momencie użytkowania aplikacji, zgodnie z wybranym pakietem subskrypcji. W przypadku wyczerpania dostępnej liczby pól dla danego przedsiębiorstwa, można z łatwością zwiększyć limit poprzez rozszerzenie pakietu. Szczegóły dotyczące dostępnych wariantów zostały opisane w rozdziale 12. Pakiety. W przypadku wyczerpania limitu obowiązującego w wybranym pakiecie, dodanie pojazdu, pracownika lub użytkownika nie zostanie zapisane w aplikacji, więc należy monitorować liczbę utworzonych rekordów na koncie.

W celu edytowania i konfiguracji konta należy zalogować się na koncie użytkownika posiadającego uprawnienia administratora lub edytora pól, a następnie dodać pola w panelu Pracownicy oraz Pojazdy odpowiednio dla każdego z pracowników oraz pojazdów, których danymi chcemy zarządzać w aplikacji. Wprowadzone dane mogą być później zmieniane, usuwane oraz sortowane według kryteriów określonych na Państwa koncie za pomocą Etykiet.

Zespół współpracujący z twórcami Tachyon zapewnia wsparcie w początkowym tworzeniu bazy oraz przeszkolenie w zakresie obsługi aplikacji. W przypadku dodatkowych pytań prosimy o kontakt na adres mail support@tachyon.pl lub pod numerem telefonu +48 601 585 116.

6. PANEL POJAZDY

6.1. Typy pojazdów

W celu utworzenia indywidualnej bazy danych należy początkowo określić typy pojazdów w zarządzanej flocie. Aplikacja nie dostarcza określonego szablonu dla wybranych rodzajów pojazdów, dzięki czemu można utworzyć kategorie zgodne z nazewnictwem stosowanym w przedsiębiorstwie (przykładowo: Ciągnik siodłowy, ciężarówka, osobówka, przyczepa, naczepa, wózek widłowy, itp.).

Uwaga! Nazwy typów pojazdów można zmienić, natomiast nie ma możliwości skasowania typów pojazdów, do których zostały przypisane pojazdy. Przypisanie pojazdu do typu odbywa się na etapie wprowadzania podstawowych informacji i również nie można później zmienić przypisanego typu pojazdu. W przypadku konieczności zmiany typu pojazdu już utworzonego w aplikacji, niezbędne jest skasowanie danej pozycji i utworzenie nowej z właściwie przypisanym typem pojazdu. Dlatego ważne jest, aby typy pojazdów zostały utworzone z szerokim zakresem, a dodatkowe parametry pojazdów określić za pomocą etykiet.

Dodanie typu pojazdu możliwe jest w panelu POJAZDY w zakładce TYPY POJAZDÓW gdzie znajduje się przycisk + DODAJ.

Po kliknięciu + DODAJ pojawi się okno umożliwiające określenie dowolnej nazwy typu pojazdu. Należy wpisać wybraną nazwę oraz kliknąć ZAPISZ.

Utworzenie kategorii typów pojazdów umożliwi dalsze kroki tworzenia indywidualnej listy pojazdów. Dodane nazwy znajdą się w zakładkach POLA POJAZDÓW oraz MOJE POJAZDY jako kategorie umożliwiające filtrowanie listy, w oknie + DODAJ POJAZD w formie listy rozwijanej w celu przypisania każdego pojazdu do odpowiedniego typu oraz w oknie + DODAJ POLE POJAZDU w formie listy zaznaczanej do przypisania danego pola do wybranych typów pojazdów.

Nazwy typów pojazdów można edytować klikając ikonę edycji () lub usunąć klikając ikonę kosza ().

Ikona zmień kolejność pól pozwala na ułożenie utworzonych pól informacji o pojeździe, według kolejności w jakiej później będą wyświetlane w oknie szczegółów pojazdów.

6.2.Pola pojazdów

Pola pojazdów służą utworzeniu indywidualnych kategorii danych dotyczących pojazdów, które staną się głównym narzędziem zarządzania informacjami. Właściwie utworzone pola wspomagają utrzymywanie kontroli nad terminami ważności dokumentów i konieczności wykonywania napraw oraz informacjami o stanie pojazdu i jego wyposażeniu.

Zakładka wyświetla listę utworzonych pól pojazdów z informacjami o typie wartości, kategorii i przypisanych do nich typach pojazdów. Po prawej stronie paska każdego z pól widoczna jest ikona ołówka () służąca do edycji pola oraz ikona kosza () pozwalająca na usunięcia pola. Przycisk +Dodaj pole pojazdu otwiera okno, w którym należy określić jaki typ wartości będzie wprowadzany.

Kolejny krok otwiera okno, które służy określeniu kategorii pola, nadawaniu nazw tego pola do wprowadzenia danych oraz określaniu parametrów wartości.

Pola można utworzyć w dwóch kategoriach dotyczących ogólnego stanu pojazdów (przeglądy, okresowe naprawy itp.) lub dodatkowego wyposażenia (Tablica A, pasy, gaśnica, łańcuchy, kod xl itp.).

Pola pojazdów należy przypisać do wcześniej utworzonych typów pojazdów. Wprowadzane dane w polach pojazdów będą automatycznie wyświetlane w zakładkach przypisanych do danej kategorii w oknach szczegółów informacji o pojazdach i monitorowane według wartości:

• Liczba – tworzy pole do wprowadzenia wartość liczbowych, np. przebiegu. Aplikacja będzie wyświetlać alert gdy wprowadzone dane będą wynosić dokładnie x, więcej niż x, mniej niż x lub kiedy dane znajdą się pomiędzy dwoma wprowadzonymi danymi x i y. Jeśli dane nie mają wyświetlać alertów dla danego pola, należy w wartości zaznaczyć zawsze co aplikacja odbierze jako zawsze prawidłową wartość.

• Przegląd – tworzy pole do wprowadzenia informacji o wybranych przeglądach stanu pojazdu lub ich wyposażenia. Informacje mogą być wyświetlane według liczby dni (np. przegląd techniczny) lub według przejechanych odległości (np. olej w skrzyni biegów). Należy wprowadzić liczbę dni i/lub liczbę kilometrów przed których osiągnięciem wyświetli się alert. W tym polu należy określić czy wprowadzone dane mają być walidowane, czyli czy aplikacja ma w tym konkretnym polu ostrzegać przed osiągnięciem określonych wartości. Zaznaczenie tej opcji dotyczy całego pola i jest zastosowane w każdym pojeździe w polu o tej nazwie, natomiast jest możliwość dostosowania tego pola indywidualnie do wybranego pojazdu. Jeśli walidacja i ostrzeganie o stanie tego pola odbywała się w inny sposób niż określony dla całego pola należy dostosować to pole w oknie szczegółów wybranego pojazdu.
• Tekst – tworzy pole z nadaną nazwą danego pola (np. VIN, belki, opony- przednia oś). Po otwarciu szczegółowych informacji pojazdu pojawi się pole tekstowe o takiej nazwie w określonej kategorii (Stan pojazdu, wyposażenie), które umożliwi wprowadzenie danych tekstowych. Pola tekstowe nigdy nie są walidowane i wprowadzone informacje nie wpływają na status pojazdu.
• Data – tworzy pole do wprowadzenia konkretnej daty (np. termin ważności gaśnicy). W tym polu należy określić czy wprowadzone dane mają być walidowane, czyli czy aplikacja ma w tym konkretnym polu ostrzegać przed osiągnięciem konkretnej daty oraz należy określić ile dni wcześniej ma być wyświetlony alert . Zaznaczenie tej opcji dotyczy całego pola i jest zastosowane w każdym pojeździe i jego polu o tej nazwie.
• Tak/Nie – tworzy pole do określania wartości tak/nie (np. tablica A, wyłącznik ADR w kabinie). Po otwarciu szczegółowych informacji pojazdu pojawi się pole o takiej nazwie z możliwością zaznaczenia tak lub nie w określonym polu.
  Uwaga! W tych polach nie ma walidacji,czyli ostrzegania w przypadku niespełnienia warunku. Jeśli informacja zawarta w polu tak/nie ma wpływać na status pojazdu, należy wprowadzić tę informację w zakładce PILNE NAPRAWY.

6.3. Etykiety pojazdów

Etykiety pozwalają na dowolne grupowanie pojazdów według nadanych nazw oraz kolorów. Aplikacja nie wymaga nadawania etykiet, jest to dodatkowe narzędzie umożliwiające wyświetlanie dodatkowych grup informacji. Można przypisać kilka etykiet do jednego pojazdu (np. marka, leasing, plandeka, chłodnia).

W zakładce ETYKIETY POJAZDÓW należy kliknąć +dodaj, następnie nadać jej nazwę oraz wybrać kolor w jakim ma wyświetlać się w informacjach danego pojazdu. Dostępne są kolory z przygotowanej domyślnej listy lub możliwość wyboru dowolnego kolor poprzez kliknięcie Wybierz inny kolor. Pojawi się opcja wybrania koloru zarówno dla tła etykiety oraz wyświetlanego tekstu z palety wszystkich dostępnych barw.

Dodanie etykiety i przypisanie jej do pojazdu możliwe jest jedynie z konta administratora oraz edytora pól. Po otwarciu okna szczegółów danego pojazdu należy otworzyć tryb edycji. Na górze okna po prawej stronie pojawi się przycisk dodaj etykietę. Następnie pojawi się dodatkowe okno z przyciskiem +dodaj, które po kliknięciu otworzy listę rozwijaną wszystkich utworzonych etykiet. Do jednego pojazdu można dodać więcej niż jedną etykietę. Po wybraniu wszystkich wybranych etykiet należy zamknąć okno klikając zamknij. Po zakończeniu edycji należy zapisać zmiany

Etykiety można również przypisać do pojazdów w zakładce Etykiety Pojazdów. Po prawej stronie paska danej etykiety znajduje się szara ikona zakładki (), która po kliknięciu otwiera okno z listą wszystkich dodanych pojazdów. Zaznaczenie okienka po prawej stronie paska pojazdu na liście spowoduje przypisanie wybranej etykiety do pojazdu. Ponowne kliknięcie i pozostawienie pustego okna zaznaczenia oznacza, że etykieta nie jest przypisana do danego pojazdu.

Lista utworzonych etykiet wyświetla informacjach o nazwie i kolorze etykiety. Po prawej stronie paska każdego z pól widoczna jest ikona
edycji () pola oraz ikona kosza () pozwalająca na usunięcia etykiety.

6.4. Moje pojazdy

Dodawanie pojazdów

Dodanie typu pojazdu możliwe jest jedynie na koncie administratora w panelu POJAZDY w zakładce MOJE POJAZDY gdzie znajduje się przycisk + DODAJ POJAZD.

Po kliknięciu + DODAJ POJAZD pojawi się okno w którym należy wpisać numer rejestracyjny pojazdu, określić jego model, rok produkcji oraz wybrać z listy rozwijanej typ pojazdu według uprzednio utworzonych kategorii, a następnie kliknąć przycisk DODAJ. Uwaga! Po zatwierdzeniu danego pojazdu nie ma możliwości zmiany jego typu (Przykładowo z “Ciągnik” na “Naczepa”). W przypadku błędu trzeba skasować daną pozycję i utworzyć na nowo wprowadzając właściwe dane.

Po dodaniu pojazdów pojawią się one w formie listy w zakładce MOJE POJAZDY.
Po dodaniu pojazdu strona przejdzie do wyświetlenia okna szczegółów danego pojazdu wraz ze wszystkimi uprzednio utworzonymi polami przypisanymi do tego typu pojazdu. Edycja pól możliwa jest z konta administratora lub edytora pól.

Widok zakładki Moje Pojazdy, okno szczegółów oraz edycja pól

W zakładce wyświetla się lista pojazdów zawierająca podstawowe informacje – Nr rejestracyjny, status, model, rok produkcji, przebieg oraz typ pojazdu wraz z oznaczoną wybraną etykietą jeśli została przypisana. Po prawej stronie paska tytułowego znajduje się przycisk umożliwiający pobranie listy pojazdów z informacjami wyświetlanymi w podstawowym widoku zakładki Moje pojazdy.

Statusy:

• Status OK oznacza, że walidacja wszystkich wprowadzonych danych jest prawidłowa, czyli żadne utworzone pola nie wykroczyły poza określone zakresy.
• Status UWAGA oznacza, że co najmniej jedna z wprowadzonych danych zbliża się do zakresów określonych wcześniej w polach (np. zbliża się termin ważności przeglądu)
• Status PROBLEM oznacza, że co najmniej jedna z wprowadzonych danych wykroczyła poza zakres określony wcześniej w polach (minął termin ważności przeglądu)

Wyświetlana lista może zostać przefiltrowana według typów pojazdów, poprzez kliknięcie kafelków ponad listą z nadaną nazwą typu pojazdu. Zaznaczenie kilku kafelków wyświetli pojazdy należące do wybranych typów.

Powyżej listy oraz kafelków z typami pojazdów znajduje się pole wyszukiwania. Pozwala na wyszukanie i przefiltrowanie listy według numeru rejestracyjnego, poprzez wpisanie nazwy etykiety, statusu lub któregokolwiek z elementu marki pojazdu.

Możliwe jest sortowanie listy poprzez kliknięcie w tytuł dowolnej kolumny danych tekstowych lub liczbowych. Spowoduje to sortowanie w kolejności alfabetycznej lub liczbowej. Ponowne kliknięcie kolumny sortuje listę w odwrotnej kolejności.

Po kliknięciu w wybrany pojazd wyświetli się okno ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi danego pojazdu. Wszystkie uprzednio utworzone pola, które zostały przypisane do tego samego typu pojazdu zostaną automatycznie dodane w kolejności ułożonej w zakładce typy pojazdów. Wprowadzenie oraz edycja danych w polach możliwe jest dla użytkowników zalogowanych na koncie z uprawnieniami administratora lub edytora pól.

Sekcja widoku okna pojazdu na górze strony wyświetla podstawowe informacje: Nr rejestracyjny, marka pojazdu, rok produkcji, przebieg, nadany typ pojazdu oraz status w postaci kropki w kolorze zielonym, żółtym lub czerwonym. Po prawej stronie wyświetlają się wszystkie nadane etykiety. Domyślnie wyświetlaną zakładką jest Stan Pojazdu. Po kliknięciu w pozostałe zakładki na stronie pojawią się informacje dotyczące danej kategorii. Aplikacja umożliwia pobranie pliku Excel ze wszystkimi informacjami dotyczącymi danego pojazdu. Przycisk pobrania znajduje się obok przycisku Edytuj Pojazd, na dole okna po prawej stronie.

EDYCJA PÓL w oknie szczegółów pojazdów możliwa jest na koncie administratora lub edytora pól. Po włączeniu trybu edycji, możliwe jest poruszanie się po zakładkach okna szczegółów pojazdów i edytowanie wszystkich informacji w zakładkach oraz na pasku informacji danego pojazdu w zakresie numeru rejestracyjnego, przebiegu, modelu oraz roku produkcji i dodania lub usunięcia etykiet. Bardzo ważne, aby przed wyjściem z okna szczegółów zapisać wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz, ponieważ wyjście z sekcji widoku okna wybranego pojazdu i przejście do innych stron, innej zakładki panelu pojazdy lub powrót do listy pojazdów bez uprzedniego zapisania zmian spowoduje ich utracenie oraz powrócenie do wyświetlania informacji przed wprowadzeniem zmian. Po kliknięciu Zapisz, okno automatycznie przechodzi do domyślnej zakładki Stan pojazdu w oknie szczegółów pojazdu. Wszystkie wprowadzone zmiany w polach pojazdów są zapisywane w historii zmian danego pola. Wyświetlenie historii zmian możliwe jest poprzez kliknięcie ikonki zegarka znajdującego się po lewej stronie nazwy pola. Kliknięcie powoduje otwarcie okna wyświetlającego wszystkie zmiany dokonane w wybranym polu w ciągu ostatnich 12 miesięcy w kolejności chronologicznej. Lista zmian zawiera informacje o nazwie koncie użytkownika, dacie i godzinie wprowadzenia zmiany oraz wartości jaka została wprowadzona.

• STAN POJAZDU – zakładka wyświetla wszystkie uprzednio utworzone pola przypisane do tej kategorii. Edycja i wprowadzanie informacji możliwe jest wyłącznie na koncie administratora lub edytora pól poprzez kliknięcie na dole strony Edytuj pojazd co umożliwi edycję dostępnych pól we wszystkich zakładkach strony szczegółowych informacji danego pojazdu. UWAGA! Po zakończeniu wprowadzania danych należy kliknąć zapisz na dole strony. Opuszczenie okna szczegółowych informacji danego pojazdu bez uprzedniego zapisania wprowadzonych danych spowoduje przywrócenie tylko tych informacji, które były zapisane przed ostatnią edycją.

Jeżeli w wybranym pojeździe znajduje się pole w których wprowadzone dane zbliżają się do wyznaczonego terminu, zostanie ono podświetlone na żółto i cały status pojazdu zmieni się na UWAGA. Jeżeli termin został przekroczony wtedy pole podświetli się na czerwono, a na głównej liście pojazdów pojawi się status PROBLEM.

W sekcji widoku okna pojazdu, pola z kategorii Przegląd można edytować indywidualnie dla wybranego pojazdu, a wprowadzone zmiany będą dotyczyć tylko danego pojazdu. Po przejściu w tryb edycji okna szczegółów, po prawej stronie pól z tej kategorii pojawi się ikonka śrubki(), która po kliknięciu otworzy okno właściwości pola. Wyświetli ona informacje o domyślnie ustawionych wartościach podczas tworzenia danego pola. Możliwe jest wyłączenie domyślnych ustawień pola poprzez przesunięcie suwaka obok pytania “Czy używać powyższych wartości do obliczania kiedy wypada kolejny przegląd i jak wcześnie ostrzegać?”. Na dole okna zostanie odblokowana możliwości ustawienia indywidualnych wartości, które będą dotyczyły tylko tego wybranego pojazdu. Nie wpłynie to na pola przeglądów pozostałych pojazdów z wartościami domyślnymi. Jeśli zostały ustawione indywidualne wartości walidacji oraz ostrzegania, po zapisaniu zmian pojawi się ikona dłoni po prawej stronie pola, mówiąca o ręcznie wprowadzonych zmianach.

Poniżej wartości w polach z kategorii Przegląd znajduje sie przycisk “Wykonaj przegląd”, który automatycznie wprowadza aktualną datę oraz przegląd w momencie kliknięcia przycisku.

• PILNE NAPRAWY – zakładka wyświetla komentarze oraz informacje dotyczące aktywnych spraw danego pojazdu w kolejności chronologicznej. Pozwala na wpisanie dowolnego komentarza lub informacji dotyczącej danego pojazdu, która powoduje zmianę statusu pojazdu na UWAGA, jeżeli chociaż jeden komentarz w tej zakładce jest aktywny. Po prawej stronie danego pola komentarza znajduje się informacja o dacie oraz przebiegu pojazdu w momencie dodania komentarza. Zaznaczone pole Poważna awaria powoduje podświetlenie danego komentarza oraz zakładki na czerwono, a ogólny status pojazdu zmieni się na

*Konto Administratora lub edytora pól: Utworzenie oraz edycja komentarza w zakładce możliwa jest jedynie na koncie administratora lub edytora pól. Po włączeniu trybu edycji w zakładce Pilne Naprawy pojawi się przycisk dodaj. Po kliknięciu pojawi się okno do nadania tytułu oraz pole tekstowe do wprowadzenia komentarza lub opisu usterki. Komentarze mogą zawierać do 1000 znaków i wyświetlają wiele linii tekstu, co pozwala na dodanie szczegółowych opisów. Jeżeli jest potrzeba dodania więcej niż jednego komentarza o naprawach, należy ponownie kliknąć przycisk dodaj, co utworzy kolejne pole tekstowe, nie trzeba zapisywać każdego z komentarza osobno. Po prawej stronie możliwe jest zaznaczenie okienka Poważna Awaria, które wprowadzi czerwony alert problemu do czasu przeniesienia wpisu do Historii Napraw lub odhaczenia okienka. Ikonka Usuń trwale usuwa dany komentarz. Kliknięcie przycisku Przenieś do historii usuwa dany komentarz z listy w zakładce Pilne Naprawy i przenosi go w ostatnio zapisanej formie do zakładki Historii Napraw i przestaje mieć wpływ na ogólny status pojazdu.

• HISTORIA NAPRAW- W zakładce znajdują się wszystkie komentarze przeniesione z zakładki Pilne Naprawy z dodaną informacją Naprawiono mówiącą o dacie i przebiegu pojazdu w momencie przeniesienia komentarza. Na górze znajduje się okno wyszukiwania, które umożliwia wyszukanie naprawy według słów lub dat zawartych w komentarzach. W trybie edycji możliwe jest usunięcie komentarza, przywrócenie do zakładki Pilne Naprawy poprzez kliknięcie przycisku Cofnij do Aktywnych, jeżeli został omyłkowo przeniesiony do historii lub edytowanie daty i przebiegu pojazdu uznanych za moment naprawy usterki.

• WYPOSAŻENIE- Zakładka wyświetla wszystkie uprzednio utworzone pola przypisane do tej kategorii. Edycja i wprowadzanie informacji o wyposażeniu możliwe jest wyłącznie na koncie administratora lub edytora pól poprzez kliknięcie na dole strony Edytuj pojazd co umożliwi edycję wszystkich dostępnych pól we wszystkich zakładkach strony szczegółowych informacji danego pojazdu. UWAGA! Po zakończeniu wprowadzania danych należy kliknąć zapisz na dole strony. Opuszczenie okna szczegółowych informacji danego pojazdu bez uprzedniego zapisania wprowadzonych danych spowoduje przywrócenie tylko tych informacji, które były zapisane przed ostatnią edycją.
  Jeżeli w wybranym pojeździe znajduje się pole w których wprowadzone dane zbliżają się do wyznaczonego terminu, zostanie ono podświetlone na żółto. Jeżeli termin został przekroczony wtedy pole podświetli się na czerwono.
  Wszystkie wprowadzone zmiany w zakładce wyposażenia są zapisywane w historii zmian każdego pola. Wyświetlenie historii zmian możliwe jest poprzez kliknięcie ikonki zegarka znajdującego się po lewej stronie nazwy pola. Kliknięcie powoduje otwarcie okna wyświetlającego wszystkie zmiany dokonane w wybranym polu w ciągu ostatnich 12 miesięcy w kolejności chronologicznej. Lista zmian zawiera informacje o nazwie koncie użytkownika, dacie i godzinie wprowadzenia zmiany oraz wartości jaka została wprowadzona.
• KALENDARZ- W zakładce znajduje się kalendarz miesięczny dotyczący wybranego pojazdu. Działa on w ten sam sposób jak ogólny kalendarz, jednak wyświetla zdarzenia dotyczące wybranego pojazdu którego informacje aktualnie są wyświetlane w sekcji widoku okna. Szczegóły funkcjonalności kalendarza zostały opisane w tej instrukcji w rozdziale “ KALENDARZ”
  W celu zmiany wyświetlanego miesiąca należy kliknąć w strzałki przód/tył, które pozwolą na przejście do poprzedniego/następnego miesiąca lub kliknąć w wyświetlaną nazwę miesiąca. Kliknięcie spowoduje otwarcie listy rozwijanej wszystkich miesięcy w roku. W celu zmiany wyświetlanego roku należy kliknąć w wyświetlaną liczbę danego roku co otworzy listę rozwijaną innych dostępnych dat do 5-ciu lat wstecz oraz 4 lat do przodu. Kalendarz pozwala na filtrowanie wydarzeń wyświetlanych w widoku kalendarza według kategorii wydarzeń.
  Utworzenie wydarzenia w kalendarzu możliwe jest na koncie administratora lub edytora pól. Po przejściu do zakładki kalendarz, należy kliknąć przycisk +Dodaj wydarzenie, znajdujący się na dole strony po prawej stronie. Otworzy to okno dodania wydarzenia w którym należy nadać tytuł, który będzie wyświetlany w kalendarzu. Poniżej znajduje się pole tekstowe do wprowadzenia dodatkowego opisu, które będzie wyświetlane po kliknięciu w wybrane wydarzenie. Następnie należy nadać typ wydarzenia z dostępnych kategorii w liście rozwijanej: Trasa, Urlop Płatny, Urlop bezpłatny, Inne. Poniżej należy określić zakres dat w formacie DD/MM/RRRR – DD/MM/RRRR. Jeżeli wydarzenie jest jednodniowe należy wprowadzić te samą datę w tych zakresach. Można dodać kolor etykiety pod którym będzie wyświetlane wydarzenie wraz z tytułem w ogólnym widoku miesiąca.

Poniżej znajduje się przycisk Przypisz pracownika, który umożliwia wybranie z listy rozwijanej wcześniej dodanego pracownika do danego wydarzenia. Należy kliknąć w imie i nazwisko kierowcy, którego chcemy przypisać lub wpisać jego dane w polu wyszukiwania. Można przypisać więcej niż jednego pracownika.  Informacja ta będzie wyświetlana po otwarciu szczegółów tego wydarzenia oraz spowoduje automatyczne dodanie wydarzenia do kalendarza związanego z tym pracownikiem. Usunięcie przypisanego pracownika możliwe jest poprzez kliknięcie w krzyżyk obok imienia i nazwiska pracownika.

Poniżej znajduje się przycisk Przypisz pojazd, który umożliwia wybranie z listy rozwijanej wcześniej dodane pojazdy w celu przypisania do danego wydarzenia. Tworząc wydarzenie w kalendarzu wybranego pojazdu, zostanie on automatycznie przypisany do nowo utworzonego wydarzenia. Aby dodać inny pojazd należy kliknąć w numer rejestracyjny pojazdu, który chcemy przypisać lub wpisać w pole wyszukiwania dane pojazdu. Można przypisać więcej niż jeden pojazd. Informacja ta będzie wyświetlana po otwarciu szczegółów tego wydarzenia oraz spowoduje automatyczne dodanie tego wydarzenia do kalendarza związanego z tym pojazdem. Usunięcie przypisanego pojazdu możliwe jest poprzez kliknięcie w krzyżyk obok numeru rejestracyjnego pojazdu.
Po wypełnieniu wszystkich pól oznaczonych gwiazdką (*) odblokuje się możliwość zapisania wydarzenia poprzez kliknięcie Utwórz wydarzenie na dole okna.
Możliwe jest również dodanie wydarzenia w inny sposób – poprzez kliknięcie w kafelek konkretnego dnia. Po otwarciu okna szczegółów tego dnia, po lewej stronie okna pojawi się przycisk +Dodaj Wydarzenie. Otworzy to identyczne okno tworzenia wydarzenia z automatycznie wpisaną datą wybranego dnia, natomiast jest możliwość edycji dat w tym oknie.
Okno szczegółów wybranego dnia otwiera się po kliknięciu kafelka tej daty i wyświetla po lewej stronie wszystkie wydarzenia obowiązujące w danym dniu. Po kliknięciu w tytuł, po prawej stronie pojawią się wszystkie informacje wpisane podczas tworzenia wybranego wydarzenia. Użytkownik zalogowany na koncie administratora lub edytora pól ma możliwość edycji lub usunięcia wydarzenia poprzez kliknięcie w pojawiające się przyciski. Po kliknięciu Edytuj wydarzenie pojawi się okno edycji  pozwalające na edycję wszystkich informacji wpisanych podczas tworzenia wydarzenia. Po kliknięciu w przycisk Usuń wydarzenie pojawi się okno w celu potwierdzenia chęci usunięcia tego wydarzenia. Aby trwale usunąć wydarzenie z kalendarza należy zatwierdzić akcję klikając Tak.
Okno szczegółów konkretnego wydarzenia otwiera się po kliknięciu w pasek wyświetlany w ogólnym widoku miesiąca. Użytkownik zalogowany na koncie administratora lub edytora pól ma możliwość edycji lub usunięcia wydarzenia poprzez kliknięcie w pojawiające się przyciski.
Utworzone wydarzenie będzie również wyświetlane w kalendarzu dostępnym w Menu głównym wraz z wszystkimi innymi wydarzeniami utworzonymi dla innych pojazdów i pracowników.

• FINANSE – Zakładka finanse wyświetla się jedynie dla użytkowników zalogowanych na koncie administratora. Pozwala na wprowadzenie informacji finansowych dotyczących kosztów oraz przychodów danego pojazdu w ujęciu miesięcznym.
  W celu utworzenia tabeli danych należy w oknie szczegółów pojazdu przejść do zakładki finanse i kliknąć w przycisk Dodaj tabele zysków na dole strony, następnie w pojawiającym się oknie wybrać miesiąc oraz rok dla którego ma zostać utworzona tabela. Dla jednego okresu (miesiąc + rok) możliwe jest utworzenie tylko jednej tabeli. Po wybraniu miesiąca oraz roku należy kliknąć OK co spowoduje pojawienie się paska dla danego miesiąca z wartościami zerowymi.

W celu dodania danych do tabeli należy kliknąć w utworzony pasek okresu, pojawi się okno domyślnych danych dotyczących zużycia paliwa oraz przychodu z danego miesiąca. Dodanie informacji możliwe jest po kliknięciu przycisku Edytuj tabelę zysków na dole okna co umożliwia edycję danych.
W trybie edycji na górze okna po prawej stronie należy wybrać domyślną walutę w której koszty oraz zyski będą wprowadzane. Dostępna jest waluta Euro oraz Polski Złoty. Jeżeli domyślną walutą jest EUR, należy wprowadzić średni kurs po jakim koszty mają zostać przeliczone na złotówki lub pobrać automatycznie średni kurs z tabeli NBP dla okresu, który został określony przy tworzeniu tabeli. Końcowy bilans zysków zostanie przeliczony automatycznie na PLN według wprowadzonego kursu. Wybranie PLN jako domyślnej waluty powoduje zaktualizowanie okna do wyświetlania jedynie tej waluty.

W oknie danych można wpisać wartości we wszystkie rubryki podświetlone na biało, natomiast rubryki w kolorze szarym przeliczane są automatycznie. Należy wprowadzić średnią cenę za litr paliwa z danego miesiąca według swoich danych w walucie wybranej jako domyślna. Następnie należy wprowadzić ilość litrów jaka została zużyta oraz liczbę przejechanych kilometrów przez ten pojazd w danym miesiącu. Spowoduje to automatyczne wyliczenie średniego spalania oraz łącznego miesięcznego kosztu paliwa. Nad rubryką średniego spalania znajduje się przycisk, który daje możliwość zmiany przeliczanych danych paliwa i pozwala na wprowadzenie średniego spalania na 100km danego pojazdu zamiast zużytego paliwa, co po wprowadzeniu przejechanych kilometrów oraz średniej ceny za litr paliwa przelicza ile paliwa powinno zostać zużyte w tym miesiącu.

Wprowadzona wartość przejechanych kilometrów w danym miesiącu automatycznie zaciąga się do tabeli przychodu. Następnie należy wprowadzić wartość stawki za kilometr jaką osiągnął dany pojazd w miesiącu co automatycznie wyliczy sumę uzyskanego przychodu tego pojazdu.

W celu dodania dodatkowych kosztów tego pojazdu należy kliknąć przycisk Dodaj inne koszty co spowoduje utworzenie dodatkowej pozycji do wpisania kosztów. Usunięcie tej pozycji jest możliwe poprzez kliknięcie ikonki kosza () po prawej stronie rubryk. Możliwe jest dodanie kolejnych pozycji poprzez kliknięcie przycisku Dodaj kolejną pozycję. Aplikacja daje możliwość pobrania rubryk kosztów z innych tabeli zysków utworzonych dla tego pojazdu poprzez kliknięcie przycisku Importuj z innej tabeli oraz wybraniu z listy rozwijanej odpowiedniej tabeli z wybranego miesiąca. Po utworzeniu pozycji należy wprowadzić nazwę kosztu jaki został poniesiony, cenę jednostkową oraz ilość co pozwoli na wyliczenie łącznego kosztu. Jeżeli jest to pojedynczy koszt związany z wymianą, naprawą itp. w rubryce ilość należy wprowadzić liczbę „1”.

WSKAZÓWKA: Aby doliczyć koszt przejechanych „pustych” kilometrów, aby odliczyć je od zysku, należy w cenie jednostkowej wprowadzić średnią cenę za litr paliwa, a w rubryce ilość wpisać liczbę kilometrów przejechanych bez ładunków. Odliczenie kosztu pracownika od zysku pojazdu może odbyć się poprzez dodanie pozycji kosztu „Wynagrodzenie kierowcy” i wprowadzenie do rubryki ceny jednostkowej kwoty wynagrodzenia z danego miesiąca , a do rubryki ilość wpisać liczbę „1”.
Wprowadzone koszty oraz przychody pojazdu zsumują się i końcowy wynik zostanie wyświetlony na dole okna w pozycji Bilans. Jeżeli domyślną walutą zostało ustawione EUR to aplikacja automatycznie przeliczy bilans również do kwoty PLN według ustawionego wcześniej kursu.

Po wprowadzeniu wszystkich wartości należy kliknąć Zapisz co spowoduje zamknięcie okna tabeli zysków z tego miesiąca i przejdzie do widoku listy w zakładce finanse.
Na wyświetlanym pasku pojawią się główne wprowadzone i obliczone wartości: Przejechane kilometry, suma kosztów, suma przychodu oraz bilans w domyślnej walucie. Jeśli suma kosztów przekroczy sumę przychodów pojazdu w danym miesiącu, oznacza to, że osiągną stratę w danym okresie, a w rubryce bilans kwota będzie wartością ujemną i podświetloną na czerwono.
Usunięcie tabeli z danego miesiąca jest możliwe poprzez kliknięcie ikony kosza () po prawej stronie paska tabeli na wyświetlanej liście.
Wprowadzone dane dla tabeli zysków będą odnośnikiem dla obliczeń i wykresów w zakładce Zyski z pojazdów.

UWAGA! Zmiany wprowadzane na stronie NBP mogą powodować błędy w działaniu pobierania informacji dotyczących kursu Euro. Twórcy aplikacji Tachyon na bieżąco wykonują naprawy w celu zapewnienia sprawnego działania funkcji pobierania kursów walut, natomiast nie odpowiadają za niewłaściwie pobrane informacje.

6.5. ZYSKI Z POJAZDÓW

Zakładka dostępna jest jedynie dla kont administratora oraz edytora pól. Umożliwia wyświetlanie sumy zysków oraz wykresów dla wszystkich lub pojedynczych pojazdów w wybranym okresie.
Po prawej stronie okna znajduje się przycisk Wybieraj zakres dat. Włączenie tego przycisku pozwala na wyświetlenie danych dla dowolnie wybranego okresu od – do w ujęciach miesięcznych. Wyłącznie tego przycisku pozwoli na wyświetlanie danych tylko dla jednego miesiąca. Po określeniu zakresu dat należy kliknąć przycisk OK po prawej stronie rubryk z datą.

Możliwe jest filtrowanie wyników dla wybranych pojazdów poprzez kliknięcie przycisku Filtruj, a następnie wybranie z listy rozwijanej wybranych pojazdów. Filtrowanie możliwe jest dla konkretnych pojazdów, wybranych typów pojazdów lub nadanych etykiet.
Po ustawieniu zakresu dat oraz wybraniu pojazdów okno wyświetli ogólne podsumowanie sumujące wszystkie dane z tabeli zysków z danego okresu dla wszystkich wybranych pojazdów w formie opisanych danych liczbowych oraz wykresów. Poniżej wyświetlone zostaną paski wybranych poprzez filtry pojazdów wraz z zsumowanymi wartościami przejechanych kilometrów, zatankowanego paliwa, średniego spalania, przychodu, kosztów oraz bilansu dla wybranego wcześniej okresu. Przejście do zakładki Zyski z pojazdów możliwe jest również z głównego menu, poprzez kliknięcie w kafelek ZARZĄDZANIE FINANSAMI.

6.6 MAGAZYN

Zakładka MAGAZYN stanowi narzędzie do zapisu stanu wybranych części i elementów wyposażenia dostępnych w firmie dla pojazdów, które nie są przypisane do żadnego pojazdu i stanowią elementy wspólne oraz inwentarz dodatkowych dostępnych elementów wyposażenia. Można w nim utworzyć bazę narzędzi, akcesoriów, części zamiennych i pozostałych elementów znajdujących się w firmie, które są dostępne dla pracowników. Przykładowo: Skrzynki narzędzi, opony, tablice, książki CMR, pasy, kaski, okulary ochronne.
W celu dodania pozycji należy kliknąć w zakładkę Magazyn, otwierającą stronę z listą dodanych elementów. Po prawej stronie strony należy kliknąć w przycisk +Dodaj. Wyświetli się dodatkowe okno z polami tekstowymi umożliwiającymi samodzielne wpisanie nazwy elementu, krótkiego opisu, wprowadzenia ilości tego elementu oraz określić jego kategorię. Po dodaniu nowej kategorii podczas tworzenia pozycji danego elementu, pojawi się on w formie listy rozwijanej w polu KATEGORIA przy tworzeniu kolejnych pozycji w magazynie.
Na głównej stronie zakładki MAGAZYN wyświetlana jest lista wszystkich dodanych pozycji wraz z informacjami podanymi podczas tworzenia pola. W celu edytowania któregokolwiek z elementów danej pozycji należy kliknąć ikonę ołówka znajdującego się po prawej stronie paska wybranego elementu. W celu usunięcia pozycji, należy kliknąć ikonę kosza () po prawej stronie paska wybranego elementu. Powyżej listy znajduje się pole wyszukiwania, które umożliwia wyszukanie elementu po elementach nazwy, opisu lub kategorii poprzez wpisanie w pole tekstowe. Każda dodatkowa litera wprowadzona w pole wyszukiwania automatycznie wyświetla elementy odpowiadające wprowadzonemu ciągu liter.

Po wprowadzeniu co najmniej jednej pozycji i nadaniu nowej kategorii pojawi się dodatkowe pole umożliwiające filtrowanie wyświetlanej listy według tych kategorii. Po kliknięciu w pole WYBIERZ KATEGORIĘ pojawi się lista rozwijana wszystkich uprzednio utworzonych kategorii zgodnie z nazwami nadanymi w trakcie dodawania pozycji. W celu usunięcia filtra należy ponownie kliknąć w pole WYBIERZ KATEGORIĘ i kliknąć RESETUJ.